そもそも「アプリ連携」とは？

kintoneでは、顧客管理・案件管理・見積管理……というように、業務ごとにアプリを分けて作るのが基本です。ですが、これらをバラバラに使っていると「同じ情報を何度も入力する」「必要なデータを探して別アプリを行き来する」といった手間が生まれます。

そこで役立つのが、kintoneの標準機能に備わっているアプリ同士を連携する3つの機能です。まずは、それぞれの役割をざっくりつかんでおきましょう。

「呼び出す」「一覧で表示する」「引き継ぐ」。この3つの動詞の違いを意識すると、どの機能を使えばいいかが見えてきます。ここからは1つずつ、もう少し詳しく見ていきましょう。

① ルックアップ ― 他アプリのデータを「呼び出す」

ルックアップとは、他のアプリに登録されている情報を参照して、データを取得（コピー）する機能です。たとえばお客様情報を何度も入力するのが大変なとき、すでに別アプリで顧客情報を管理していれば、そこから顧客情報をコピーして入力できます。

ルックアップの主なメリットは次の3つです。

会社名を入力するだけで、部署名・担当者・TEL・FAX・メールアドレスなど、ほかの情報も自動で引用されます。

こんな場面で活躍します

• 顧客管理 × 案件管理：「案件管理アプリ」で顧客名を選択すると、住所・電話番号・担当者名などが一括でフォームにセットされます。
• 商品マスタ × 見積管理：「見積アプリ」で商品コードを選択すると、最新の標準単価や商品スペックが自動入力され、見積作成がスムーズになります。
• 社員マスタ × 申請管理：「申請アプリ」で社員番号を選ぶだけで、所属部署や承認ルート上の上司情報が参照され、誤申請を防ぎます。

「ルックアップ」の設定方法を見る →

② 関連レコード一覧 ― 紐づくデータを「一覧で表示する」

関連レコード一覧とは、レコードの詳細画面に、条件に一致したレコードを一覧表示できる機能です。ほかのアプリ、同じアプリのどちらのレコードも表示できます。関連レコードの詳細を見たい場合は、ワンクリックで参照先レコードにジャンプできるので、画面を切り替えて検索する必要がなくなります。また、参照先のレコードを更新すると、関連レコード一覧のデータも更新されます。

主なメリットは次の3つです。

こんな場面で活躍します

• 顧客管理 × 案件管理：顧客管理アプリを開くだけで、その顧客に紐づく「過去案件」「問い合わせ履歴」「請求履歴」が自動的に一覧表示されます。
• 案件管理 × タスク：プロジェクト詳細画面の中に、タスク管理アプリから該当プロジェクトの未完了タスク一覧をリアルタイム表示させます。
• 商品マスタ × 入出庫：商品マスター画面で、別アプリで管理されている「入庫登録」「出庫登録」の最新レコードをまとめて確認できます。

「関連レコード一覧」の設定方法を見る →

③ アプリアクション ― データを「引き継ぐ」

アプリアクションは、開いているレコードのデータをコピーして、同じアプリや別のアプリに新しいレコードをワンクリックで作成する機能です。手入力の手間や転記ミスを防ぎ、見積もりから受注、申請から承認後の処理などの業務フローをスムーズにつなげられます。

主なメリットは次の3つです。

こんな場面で活躍します

• 見積書 ▶ 受注：見積アプリの「受注化ボタン」を押すだけで、受注アプリに見積内容がコピーされた状態で新規作成されます。
• 案件管理 ▶ タスク：問い合わせ内容から「対応タスク作成ボタン」をクリックし、担当部署や案件情報を引き継いでタスクアプリへ登録できます。
• 商品マスタ ▶ 入出庫：過去の類似案件や定期契約データをベースに、一部項目だけ書き換えて素早く新規登録を行う際に重宝します。

「アプリアクション」の設定方法を見る →

3つの使い分けのコツ

最後に、迷ったときの判断ポイントをまとめます。