kintone攻略
kintoneの「ルックアップ」設定方法
― 別アプリのデータをかんたん参照
こんにちは！じぶんシリーズの清水です。前回の「アプリ連携」入門では、ルックアップ・関連レコード一覧・アプリアクションの3つの機能をご紹介しました。
今回のkintone攻略は、その中でも活用シーンの多い「ルックアップ」の設定方法を、実際の画面を見ながら詳しく解説します。案件管理アプリから顧客管理アプリのデータを参照するという具体例で、設定の手順を最初から最後までご案内しますね！
そもそも「ルックアップ」とは？
ルックアップとは、他のアプリに登録されている情報を参照して、キーとなる項目からデータを取得（コピー）してくる機能です。すでに別アプリで管理している情報があれば、そこから呼び出して入力できるので、同じ情報を何度も手入力する必要がなくなります。
たとえば「案件管理アプリ」で新しい案件を登録するとき、会社名・部署名・電話番号・メールアドレス……といった顧客情報を毎回入力するのは大変ですよね。あらかじめ「顧客管理アプリ」に情報をまとめておけば、ルックアップを使って会社名を検索するだけで、関連する項目をまとめて自動入力できます。
入力スピードの向上、表記ゆれ・入力ミスの防止、データの一貫性の保持――ルックアップのメリットをもう少し詳しく知りたい方は、前回の記事もあわせてご覧ください。
「アプリ連携」入門を見る →
「会社名検索」に会社名を入力して［取得］をクリックするだけで、下の項目がまとめて自動入力される――というのが、今回作る仕組みの完成イメージです。
入力の手間が減るだけでなく、入力ミスや表記ゆれも防げるのがうれしいポイント。マスターデータ（参照先）を一箇所で管理できるので、情報の更新もラクになりますよ。
それでは、実際の設定画面を見ながら手順を追っていきましょう！
ルックアップフィールドで設定できる内容
設定に入る前に、ルックアップフィールドで何が決められるのかを整理しておきましょう。設定画面では、次のような項目を指定します。
| フィールド名 | 入力画面や一覧画面で表示される項目名 |
|---|---|
| 関連付けるアプリ | マスターデータ（参照先）となるアプリ |
| コピー元のフィールド | 関連付けのキーにするフィールド |
| ほかのフィールドのコピー | 参照先のアプリから、まとめて取得するフィールドのデータ |
| コピー元のレコードの選択時に表示するフィールド | 取得するレコードの選択画面に表示されるフィールド |
| 絞り込みの初期設定 | 取得するレコードの選択画面に適用される絞り込み条件 |
| ソートの初期設定 | 取得するレコードの表示順 |
項目が多くて身構えてしまうかもしれませんが、大丈夫です！実際に手を動かしながら見ていけば、ぜんぜん難しくありません。さっそく設定していきましょう。
ルックアップの設定手順
ここからは、案件管理アプリに「会社名検索」というルックアップフィールドを追加し、顧客管理アプリ（顧客リスト）の顧客情報を取得できるようにする手順を追っていきます。
スペース内のアプリ一覧から、設定したいアプリ（ここでは［案件管理］）をクリックします。
アプリの一覧画面が表示されたら、右上の［歯車マーク］をクリックして設定画面に入ります。
フォーム設定画面が開いたら、左側のパーツ一覧から［ルックアップ］を、配置したい場所（ここでは顧客情報欄）へドラッグ＆ドロップします。
配置したルックアップフィールドにカーソルを合わせると表示される［設定］（歯車マーク）をクリックします。
設定画面が開いたら、まず［フィールド名］に「会社名検索」と入力します。ここが入力画面に表示される項目名になります。
次に、参照先のアプリと、検索のキーにするフィールドを指定します。
- 関連付けるアプリ ▶ 顧客リスト（顧客管理アプリ）
- コピー元のフィールド ▶ 会社名
を選択します。これで「会社名をキーに、顧客リストのレコードを検索する」という関連付けが決まります。
ご注意
フォームの保存後は、この「関連付けるアプリ」と「コピー元のフィールド」の2つの設定は変更できません。設定前によく確認しておきましょう。
会社名の取得と同時に、一緒にコピーしたい項目を設定します。「ほかのフィールドのコピー」で、案件管理アプリ側のフィールドと顧客リスト側のフィールドを対応づけていきます。
| コピー先（案件管理） | コピー元（顧客リスト） |
|---|---|
| 会社名 | ［顧客リスト］会社名 |
| 部署名 | ［顧客リスト］部署名 |
| 先方担当者 | ［顧客リスト］担当者名 |
| TEL | ［顧客リスト］TEL（数字のみ） |
| FAX | ［顧客リスト］FAX（数字のみ） |
| メールアドレス | ［顧客リスト］メールアドレス |
設定行が足りないときは、右側にある［＋］マークで行を追加、［－］マークで行を削除できます。
最後に［フィールドコード］に「会社名検索」と入力し、［保存］をクリックします。
あわせて、必要に応じて次の項目も設定できます（未設定でも動作します）。
- コピー元のレコードの選択時に表示するフィールド：会社を選ぶときの一覧に表示する項目
- 絞り込みの初期設定：選択画面に最初から適用する絞り込み条件（初期は「すべてのレコード」）
- ソートの初期設定：選択画面の並び順（例：レコード番号／降順）
フォームの保存だけでは運用環境に反映されません。画面右上の［アプリを更新］をクリックし、確認ダイアログでもう一度［アプリを更新］を押して、変更を適用します。
これで設定は完了！
案件登録画面で「会社名検索」から会社を選ぶだけで、
顧客情報がまとめて自動入力されるようになります。
ルックアップを使うときの3つのコツ
キーになる項目は「重複しない値」にする
会社名など、コピー元のフィールドは1件に絞り込める値だと安心です。同じ値が複数あると、どのレコードを取得すべきか判断しづらくなります。
コピー先とコピー元のフィールド形式をそろえる
数値は数値へ、文字列は文字列へ。形式が合っていないとコピーがうまくいかないことがあります。TELやFAXをリンクで管理する場合は、コピー先も対応する形式にしておきましょう。
マスターデータ（参照先）は1つにまとめる
顧客情報のような共通データは、参照先のアプリで一元管理するのがおすすめ。情報の更新が一箇所で済み、表記ゆれや入力ミスも防げます。
ルックアップを使いこなせると、複数アプリがぐっと連携しやすくなり、入力の手間も一気に減ります。まずは今回の「案件管理×顧客管理」のように、身近な業務で試してみてくださいね。
kintone攻略では、これからも業務がラクになるヒントをお届けしていきます。次回もお楽しみに！
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