kintone攻略
アプリ作成の「基本の考え方」
― 業務に合わせて“小さく作ってつなぐ”
こんにちは！じぶんシリーズの清水です。今回のkintone攻略は、アプリを作りはじめる前に知っておきたい「基本の考え方」がテーマです。
kintoneは自社の業務に合わせたシステム（アプリ）をかんたんに作ることができます。でも、いざ作ろうとすると「どんな単位で作ればいいの？」と手が止まりがち。じつはコツは“業務思想の切り替え”にあります。今回はその考え方を3つのポイントで整理してお届けしますね！
アプリを作る際の「基本の考え方」
kintoneでアプリを作るときの基本は、「1業務＝1アプリ」という考え方です。ExcelやAccessのようなITツールに慣れていると、つい「1つのファイルに全部まとめよう」と考えがちですが、kintoneではその発想からいったん離れることが、上手に活用する第一歩になります。
もし1つのアプリにすべてまとめてしまったら…
① 現場（ユーザー）の困りごと
フォームが縦長になり入力ストレスが増大
入力項目が数十個〜数百個並ぶと、スクロールの手間が増えて入力漏れや入力ミスの原因になります。
一覧・グラフが乱立して迷子になる
各部署のビューや集計グラフが1つのアプリに混在し、「自分がどれを見ればいいか」を探す手間が発生します。
② 管理者（システム）の困りごと
業務フロー（承認ルート）が分岐できない
プロセス管理は1アプリ1ルートが原則。異なる業務のステータス移行を1つのアプリで管理できません。
システムの上限値・改修リスクに衝突
フィールド数（上限500）やプラグイン数（上限20）の限界に達するほか、一部の修正が他業務へ悪影響を与えます。
こうした困りごとを避けるためのポイントが、次の3つです。
Excelの「1ファイルになんでも入れる」感覚を捨てる
1つのファイル・1レコードに全業務のデータを詰め込む発想から脱却することが、kintone活用の第一歩です。まずは「このファイル、いろいろな情報を詰め込みすぎているな」というものを、業務単位でほどいて考えてみましょう。
単機能の「小さなアプリ」を作成する
「1業務＝1アプリ」を徹底し、入力項目を最小限に抑えることで、誰でも迷わず使えるシンプルな画面をつくります。1つのアプリの役割がはっきりしていると、入力する人も管理する人もラクになります。
アプリ同士を「つなぐ」ことで拡張する
ルックアップや関連レコード一覧などの標準機能を活用し、小さなアプリ同士を連携させて大きなシステムを築きます。最初から巨大なアプリを作るのではなく、必要になったらつなげて育てていく――これがkintoneらしい作り方です。
でもアプリを分けると、入力の二度手間やデータがバラバラになる心配が……
その心配は、kintoneの3つの標準機能
「ルックアップ」「関連レコード一覧」「アプリアクション」
で解決できます！
アプリを分けても、これらの機能を使えばデータは自然につながります。同じ情報を何度も入力する必要はなく、あるアプリのデータを別のアプリから呼び出したり、一覧として表示したりできるのです。
（各機能のくわしい使い方は、今後のkintone攻略で順番にご紹介していきます。）
アプリ作成は「大きく1つ」ではなく、「小さく作って、つなぐ」のが基本です。最初から完璧を目指さず、業務ごとに小さく作って、必要になったら連携させて育てていきましょう。
次の記事で、ルックアップ・関連レコード一覧・アプリアクションについて、それぞれ解説していきます！